Ngày nay, một trong những vấn đề mà hầu hết các tổ chức gặp phải không chỉ đơn giản là việc quản trị không hiệu quả mà còn là vai trò và sứ mạng của nhà quản trị (theo định nghĩa truyền thống) đã không còn theo kịp với yêu cầu công việc trong thời đại công nghệ 4.0.

Chức năng của quản trị

Đã gần 100 năm trước, nhà nghiên cứu quản trị Henri Fayol đã cho rằng các chức năng của quản trị đã gắn liền với 5 chức năng cơ bản gồm có: lập kế hoạch (planning), tổ chức (organizing), nhân sự (staffing), chỉ đạo (directing) và kiểm soát (controlling). Những chức năng này đã trở thành những sự định hướng, trở thành những thước đo của một nhà quản trị. Điều này chỉ phù hợp với những tổ chức có mục tiêu cố định và hoạt động trong một môi trường ổn định.

Sự thay đổi vai trò của quản trị ở thời đại ngày nay

Trong thời đại ngày nay, môi trường kinh doanh liên tục biến đổi không ngừng, các công nghệ mới liên tục xuất hiện, cách thức con người làm việc và giao tiếp cũng đã thay đổi. Chính những điều này đã làm thay đổi vai trò của nhà quản trị.

Sự ra đời của Robot ảnh hưởng đến vai trò của quản trị

Những con robot được điều khiển bởi trí thông minh nhân tạo (AI) ngày nay có thể đảm trách những công việc phức tạp trước đây chỉ có con người mới làm được. Chúng đang dần thay thế các công nhân làm việc tại các nhà máy ở trong nhiều ngành công nghiệp khác nhau trên thế giới như chế tạo ô tô, sản xuất linh kiện điện tử,… Chúng làm nhanh hơn, hiệu quả hơn và chính xác hơn con người ở nhiều công việc khác nhau. Chúng không cần những nhà quản trị giám sát và hướng dẫn cách làm việc như cách mà các nhà quản trị đã làm đối với công nhân ở những giai đoạn trước đây nữa. Như vậy, vai trò giám sát và hướng dẫn của nhà quản trị như trước đây đã không còn cần thiết nữa.

Trách nhiệm của nhà quản trị hiện nay

Giờ đây, nhà quản trị cần đảm trách vai trò mới, vai trò mà những máy móc chưa thể làm được đó là tư duy để thiết kế hệ thống mà trong đó những con robot này sẽ làm việc để tạo ra giá trị.

Jack Ma – nhà đồng sáng lập ra công ty Alibaba của Trung Quốc, đã nói: “Mọi thứ chúng ta dạy nên khác với những gì máy móc làm được. Nếu chúng ta không thay đổi cách chúng ta dạy thì 30 năm sau kể từ bây giờ chúng ta sẽ gặp rắc rối.” Ông đã nói đến việc giáo dục ở một bối cảnh rộng hơn, nhưng điều cốt lõi mà ông muốn nói đến ở đây là con người cần phải đảm trách những vai trò mà mà móc không đảm trách được như khả năng tư duy, tưởng tượng, khả năng đổi mới và sáng tạo.

Yếu tố quan trọng của quản trị

Để làm được điều này, nhà quản trị cần phải học hỏi không ngừng để nâng tầm kiến thức, chẳng hạn như cần dành nhiều thời gian hơn để tìm hiểu về những ứng dụng của AI vào trong lĩnh vực mình đang hoạt động và thử nghiệm để áp dụng chúng. Chính việc học hỏi (chứ không phải là kiến thức) sẽ là nguồn năng lực chính giúp cho các tổ chức phát triển trong thời đại công nghệ 4.0 và các nhà quản trị nên là người khởi xướng và là người đi đầu trong hoạt động học hỏi này.

Một trong những yếu tố quan trọng khác giúp cho tổ chức có thể tạo ra và duy trì lợi thế cạnh tranh trong thời đại mới này là khả năng khơi dậy và phát triển các năng lực của nhân viên để giúp họ có thể phát triển khả năng tư duy và ra quyết định.

Những sai lầm của nhà quản trị

• Chịu trách nhiệm quá nhiều công việc

Hiện giờ vẫn còn rất nhiều nhà quản trị quản lý quá chi li các công việc, không giao quyền hay để cho nhân viên cấp dưới ra quyết định và kiểm soát các công việc của nhân viên một cách không cần thiết. Điều này sẽ kìm hãm khả năng tư duy độc lập và ra quyết định của nhân viên, trong khi đây là một yếu tố góp phần tạo nên lợi thế cạnh tranh của tổ chức.

Phương pháp giải quyết vấn đề

Trong thời đại công nghệ mới này, nhà quản trị nên khuyến khích nhân viên của mình tự học hỏi, tư duy độc lập và tự chủ động đưa ra quyết định để xử lý các vấn đề gặp phải trong công việc. Có như vậy các nhân viên mới tự tin, mạnh dạn phát huy năng lực cá nhân để ngày càng tạo ra thêm nhiều giá trị mới cho tổ chức, cái mà các đối thủ khác không có hoặc chưa xuất hiện trên thị trường.

Khi bước vào thời đại công nghệ mới, các nhà quản trị cũng sẽ đối mặt với nhiều thách thức mới trong công việc mà ngay cả những kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm nhà quản trị có trước đây cũng không thể giúp giải quyết được. Chẳng hạn như nhà quản trị phải xử lý một khối lượng lớn các dữ liệu về khách hàng đến từ nhiều nguồn khác nhau (Website, Facebook, Mobile,các kênh truyền thống…) để đưa ra chiến lược kinh doanh, hoặc nhà quản trị phải tìm hiểu và ứng dụng các công nghệ mới (AI, VR, AR…) vào trong quản trị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động. Chính vì vậy, các nhà quản trị cần phải có cách tiếp cận mới.

• Tự cao

Nhiều nhà quản trị hiện nay vẫn tự tin cho rằng mình đủ thông minh và kinh nghiệm để đưa ra mọi quyết định mà không cần tham khảo ý kiến bất kỳ ai trong tổ chức. Đây là cách suy nghĩ không còn phù hợp.

Phương pháp giải quyết vấn đề

Để đối mặt và giải quyết hiệu quả các vấn đề mới này, thay vì tự ra quyết định một mình, nhà quản trị cần tạo điều kiện cho nhân viên tham gia vào quá trình ra quyết định, cần khuyến khích sự đa dạng trong cách suy nghĩ, nhìn nhận vấn đề của các các nhân viên, chấp nhận sự khác biệt giữa các ý kiến, các quan điểm.

Thậm chí, nhà quản trị cũng có thể mời các đồng nghiệp, các chuyên gia bên ngoài tổ chức tham gia vào quá trình ra quyết định trong một số trường hợp. Cách tiếp cận này giúp cho nhà quản trị có cái nhìn đa chiều hơn vào một vấn đề để xem xét đánh giá tốt hơn, để có thể phát huy hết sức mạnh hợp lực của các cá nhân và từ đó có những giải pháp hoàn thiện hơn giải quyết vấn đề. Những ý tưởng tuyệt vời chỉ xuất hiện trong những buổi thảo luận tự do mà ở đó các thành viên thoải mái trao đổi, chia sẻ những quan điểm khác nhau, tích hợp những kinh nghiệm họ có được và đưa ra những viễn cảnh khác nhau (Joseph Pistrui và Dimo Dimov, HBR 2018).

Nhà quản trị nên thay đổi nhận thức ngay từ bây giờ

Để tiếp tục giúp tổ chức phát triển bền vững trong tương lai, các nhà quản trị cần thay đổi nhận thức, thay đổi cách tiếp cận và thay đổi hành vi để quản trị có hiệu quả hơn và phù hợp hơn trong thời đại mới, thời đại công nghệ 4.0.

Huỳnh Kim Tôn